Word“替换”功能妙用

在Word日常办公中,尤其是收集整理网络文章到本地的时候,经常会遇到一些重复性的排版工作,比如删除“空格”,删除“空行”,批量替换“文字”,批量修改“文字格式”等等,像这种重复性的排版工作,其实我们都可以通过Word自带的“替换”功能进行批量操作,方法简单快捷,熟练掌握,可以提高工作效率。

一、如何打开“替换”功能?

有两种方法打开“替换”功能,一是依次点击:开始→替换;二是键盘上同时按下“Ctrl+H”,即可打开。

替换功能窗口

二、批量删除“空格”

在“查找内容”中输入一个空格,然后直接点击“全部替换”,即可批量删除文中所有空格。

批量删除“空格”

注意事项:1.空格一般有两种形态:全角空格和半角空格,在删除空格的时候要注意分两次操作,才可以将所有空格删除。全角和半角状态切换可以直接在输入法的那个工具栏上点击切换,也可以通过快捷键“shift+空格”来切换。

半角和全角在输入法工具栏上的显示

2.有时候上述操作全部完成后,文章的某些段首还是有空格一样的地方没有被删除,那是因为这些地方并不是空格,而是段落格式中的“首行缩进”。点击“开始”中的段落设置标志,在弹出的“段落”设置窗口的“缩进”项中将“特殊”选择为“无”,点击确定即可。

类似空格的首行缩进
删除“首行缩进”

三、批量删除“空行”

我们在将网页上的文章拷贝到Word上面的时候,总会出现很多的无意义的空行,如果文章很长的话,我们一个一个删除,会很费工夫,这时候可以通过“替换”功能批量将“空行”删除。

点击“替换”窗口中的“查找内容”后的输入框,然后左下角的“更多”,点击“特殊格式”,选择“段落标记”两次,然后点击“替换为”后的输入框, 点击“特殊格式”,选择“段落标记” 一次,点击“全部替换”即可。
如果经常有这方面的工作需要,可以记住以下快捷方式:在“查找内容”后的输入框中输入“^p^p”,在“替换为”后的输入框中输入“^p”,点击“全部替换”即可。

四、文章或化学式中的数字批量上标/下标

有时候我们的Word文档中会有很多分散在各处的数字需要进行上标/下标,这时候我们可以通过“替换”功能进行批量操作。
首先,我们选中要进行修改的文章部分,然后在“查找内容”后的输入框中输入“^#”(意思为查找所有数字)(记不住这个符号的,可以再“特殊格式”中点击“任意数字”),然后选择“替换为”后面的输入框,点击“更多”,选择“格式”→“字体”,在弹出的窗口中取消效果中的其他效果前面的对勾,在上标/下标前面点击“√”,点击“确定”,点击“全部替换”即可。

数字上下标